Het grootste voordeel van PDF bestanden is bekend. Ze kunnen vanaf elke computer in precies dezelfde opmaak worden geprint. Daarom wordt veel belangrijke informatie in PDF formaat online gezet. Er is één klein probleem; niemand leest ze.
Het gebrek aan interesse voor PDF bestanden kwam uit een onderzoek door de Wereldbank. Uit analyse van de lezersstatistieken van hun 130.000 online rapporten bleek dat 31% van de PDF’s die zij openbaar maken nooit worden gelezen, terwijl in deze rapporten belangrijke economische informatie wordt gedeeld. Van de bestanden die wel gelezen werden, haalden 40% tussen de 1 en de 100 downloads. Slechts 13% werd meer dan 250 keer gedownload.
Het onderzoek is één van de PDF bestanden van de Wereldbank die dan weer wél veel wordt gelezen, waarschijnlijk omdat het een herkenbaar probleem is voor uitgevers en bedrijven. Het is makkelijker om een bestaand document online te zetten dan de informatie om te zetten in verschillende webpagina’s. Maar PDF’s lezen niet prettig op een beeldscherm. De teksten in deze bestanden zijn vaak erg lang en het is voor de lezer niet in één oogopslag te zien of de informatie die hij zoekt in het document staat.
Wat er mis is met PDF bestanden
Hoe we media consumeren is erg veranderd sinds de komst van de PDF. Het grootste deel van onze media bekijken we nu online in plaats van offline. De weergave van PDF’s is echter nog steeds gebaseerd op papierformaten in plaats van schermformaten. Een volledige A4 pagina past niet op een computerscherm. Vaak is er ook geen rekening gehouden met de leesrichting, want wanneer een tekst ingedeeld is in meerdere kolommen moet je als lezer steeds heen en weer scrollen. Hoewel de pagina’s beter passen op beeldschermen van tablets en smartphones is de tekst daarop weer moeilijk leesbaar vanwege de grootte van het lettertype.
Het bestand probeert mee te gaan met zijn tijd; er kunnen tegenwoordig multimedia elementen zoals video’s, geluidsfragmenten en hyperlinks in worden geplaatst. Deze functies komen echter op een webpagina beter tot hun recht. Daarnaast zijn deze elementen als een PDF wordt geprint –zoals eigenlijk de bedoeling is– uiteraard niet meer bruikbaar.
Tussenpagina voor website flow
Een link naar een PDF vanaf een website doorbreekt de flow van de website. De navigatie van de website is niet meer zichtbaar tenzij er een PDF viewer is ingebouwd in de layout. Het is altijd nodig om een PDF reader geïnstalleerd te hebben op de computer voordat de PDF geopend kan worden. Daar bovenop duurt het laden van een PDF vaak ook veel langer dan het laden van een webpagina.
Als het toch nodig is een PDF online beschikbaar te maken, zorg er dan voor dat er een toegangspagina tussen de link naar de PDF zit. Zo komen bezoekers niet onverwachts in het bestand terecht. Op de toegangspagina staat een samenvatting van de informatie die te vinden is in de PDF, zo kunnen bezoekers zelf beslissen of hier wel in staat wat zij zoeken.
PDF’s en zoekmachines
Er wordt vaak ten onrechte gedacht dat PDF’s niet vindbaar zijn via zoekmachines. Google kan PDF’s die bestaan uit tekst (dus die niet ingescand zijn) zelf indexeren aan de hand van de inhoud. Het is mogelijk om de metadata waarmee een PDF bestand vindbaar is via zoekmachines zelf te bepalen. Hiervoor is wel een programma nodig waarin PDF bestanden gewijzigd kunnen worden. Het probleem is dat de link vanuit Google bezoekers rechtstreeks naar de eerste pagina van een PDF brengt, ook als de gezochte informatie helemaal onderaan het bestand te vinden is.
Om verwarring te voorkomen is zoals eerder genoemd een SEO geoptimaliseerde tussenpagina een uitkomst. Hierin wordt de inhoud van het bestand samengevat. Op deze manier is het voor bezoekers duidelijk dat het jouw organisatie is die deze informatie aanbiedt. Je kunt voorkomen dat PDF’s direct gelinkt worden vanuit zoekmachines door een code toe te voegen aan het configuratiebestand van je website. De code kan zoekmachinerobots de instructie geven om bepaalde bestandsformaten, zoals PDF bestanden, niet te indexeren.
Liever web dan PDF
Het is aan te raden om de content die je op dit moment aanbiedt in PDF bestanden zo veel mogelijk te vertalen naar webpagina’s. Dit maakt de informatie voor bezoekers makkelijker vindbaar en leesbaar. Als het echt nodig is om ook de originele documenten beschikbaar te stellen, gebruik dan een toegangspagina waarin het duidelijk wordt voor bezoekers dat de uitgebreide tekst in een PDF bestand staat.